Qualitätsmanagement- rahmenhandbuch
7 Zurück zur vorherigen Seite			H7 Zurück zur Startseite
Dokumentation und Dokumentensystem 1. Bereich Die Dokumentation einer Einrichtung beinhaltet die Erfassung und Beschreibung der relevanten klientenbezogenen (z. B. statistische Basisdaten mittels EBIS, Horizont oder anderer Dokumentationssysteme, individueller Therapieplan, Teilnahme an Substitution, Anzahl Klientenkontakte), mitarbeiterbezogenen (z. B. Arbeitsplan, Aufgabenbeschreibung) sowie einrichtungsbezogenen (z. B. Wochenplan, Übergabeprotokolle, Fallbesprechungsprotokolle) Daten. Eine Unterstützung und Sicherstellung der Dokumentation soll durch das Dokumentensystem gewährleistet sein. In dem Qualitätsmanagementhandbuch der Einrichtung bzw. seinen Anlagen ist das Dokumentensystem enthalten. Das Dokumentensystem beschreibt die Gesamtheit der qualitätsrelevanten Dokumente, ihre systematische Zuordnung, die Verantwortlichkeit für die Führung der Dokumente und schließlich deren Ablage bzw. Speicherung. Gemäß DIN-ISO 9001:2015 müssen die vom Qualitätsmanagementsystem geforderten Dokumente und Aufzeichnungen gelenkt werden. Darüber hinaus muss ein dokumentiertes Verfahren zur Festlegung der erforderlichen Lenkungsmaßnahmen eingeführt sein. Die systematische Dokumentation und Aufzeichnung relevanter Maßnahmen und Prozesse soll zum Beurteilen der Wirksamkeit und ständigen Eignung des Qualitätsmanagementsystems beitragen. Das Dokumentensystem dient dem Festhalten der Vorbereitung, der Durchführung und Auswertung der Leistungserstellung. Dokumente sind außerdem Leistungsnachweise gegenüber den Zuwendungsgebern und Leistungsträgern. Qualitätsaufzeichnungen / Nachweisdokumente sind solche Dokumente, die während oder nach einer Tätigkeit über diese erstellt werden. Sie dienen als Nachweis, dass das Qualitätsmanagementsystem funktioniert und die Leistung den definierten Qualitätsanforderungen entspricht. Solche Dokumente fallen in allen Bereichen der Einrichtung an und sind entsprechend als Qualitätsaufzeichnungen zu definieren. 2. Qualitätsmerkmale - Gibt es ein Dokumentensystem? - Wird das Dokumentensystem regelmäßig einer Überprüfung unterzogen? - Werden die gesetzlichen und vertraglichen Dokumentationspflichten erfüllt? - Werden alle wichtigen qualitätsrelevanten Prozesse dokumentiert? - Gibt es eine Verfahrensanweisung zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen? - Gibt es ein System zur Verwaltung der Dokumente? - Wie wird sichergestellt, dass qualitätsrelevante Daten systematisch gesammelt und analysiert werden? - Welche einrichtungsinternen Verfahrensweisen und Richtlinien zur Führung und Dokumentation von Klientendaten liegen vor? - Wie wird sichergestellt, dass die in den Berichten enthaltenen Diagnosen und Leistungen korrekt dokumentiert werden? - Wie wird sichergestellt, dass alle relevanten Maßnahmen der Klientenversorgung und -behandlung in der Klientendokumentation festgehalten werden? - Wie wird sichergestellt, dass Dokumente allen davon betroffenen Mitarbeitern in ihrer aktuellen Form zur Verfügung stehen? - Wie wird ausgeschlossen, dass veraltete oder überholte Dokumente zur Anwendung kommen? - Wie werden Dokumente und Aufzeichnungen genutzt, um den wirksamen und effizienten Ablauf der Prozesse der Einrichtung zu unterstützen? - Welches dokumentierte Verfahren zur Festlegung der erforderlichen Lenkungsmaßnahmen wurde eingeführt?
7 Zurück zur vorherigen Seite			H7 Zurück zur Startseite
Freigabedatum/Unterschrift	Bearbeiter/in	Version		Erstellungsdatum	Seite (Druckversion)
		2.1		06/2017	21 (Kap.1)