Qualitätsmanagement- rahmenhandbuch
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Aufnahme 1. Bereich Unter Aufnahme soll der gesamte Aufnahmeprozess vom Erstkontakt über die Bewerbung bis zum Abschluss des Aufnahmegespräches in der Einrichtung verstanden werden. Dazu gehören das gesamte Bewerbungsverfahren, die Verbringung, die Aufnahme mit den notwendigen administrativen Vorgängen und die Aufnahmediagnostik zur Feststellung der Rehabilitationsfähigkeit. Dabei spielen indikative Entscheidungen, Vorabinformationen der Klientinnen und Klienten sowie der Angehörigen, die Einbeziehung der Klientenangehörigen, des Betreuers oder Sorgeberechtigten in den Aufnahmeprozess sowie die Gestaltung des Aufnahmeprozesses eine wesentliche Rolle. Von entscheidender Bedeutung für die Qualität des Aufnahmeprozesses einer Einrichtung ist es zudem, wie schnell und qualifiziert die diagnostische Abklärung geleistet werden kann. Bewertungen im Rahmen des Aufnahmeprozesses können sich auch darauf beziehen, inwieweit Klientinnen und Klienten sowie Angehörige ausführliche und verständliche Informationen über das Leistungs- und Betreuungsspektrum der Einrichtung bekommen haben, damit sie an einer eigenverantwortlichen Behandlungs- oder Betreuungsentscheidung mitwirken können. Die Gestaltung des Aufnahmeprozesses kann schließlich entscheidend dafür sein, ob sich die Klientin/der Klient in seinen Anliegen verstanden fühlt und sich damit die Erfolgsaussichten und die Motivation für die geplanten Interventionen erhöhen. 2. Qualitätsmerkmale • Prozessbeschreibung und –verantwortung - Ist der Aufnahmeprozess anhand einer festgelegten Struktur und Verfahrensweise beschrieben und dokumentiert (z.B. Abfolge des Aufnahmeverfahrens, Aufgabenverteilung, Zuweisung des Zimmers)? - Sind die Prozessverantwortlichen benannt und für ihre Aufgaben qualifiziert? - Sind die Teilprozesse (administrative Aufnahme, Zuordnung zum Bezugstherapeuten) sowie die wesentlichen Ziele der Aufnahme (z.B. angenehme Atmosphäre, Sicherstellung einer kontinuierlichen Auslastung der Einrichtung) festgelegt und beschrieben? - Sind in der Prozessbeschreibung die Bedürfnisse und Interessen der verschiedenen Kundengruppen (z.B. Klientinnen und Klienten, Angehörige, Entsendestellen) entsprechend berücksichtigt und beschrieben (z.B. zeitnahe Aufnahme, Umgang mit Eigentum der Klientinnen und Klienten, Einbeziehen der Angehörigen)? • Kooperation der an der Umsetzung des Prozesses beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Ist die Prozessbeschreibung Aufnahme allen an der Umsetzung Beteiligten zugänglich und bekannt? - Gibt es eine Struktur und Verfahrensweise, in der die Abstimmung zwischen den beteiligten Fachbereichen zur Optimierung des Aufnahmeprozesses geregelt ist? - Wie ist die Zusammenarbeit von den an der Aufnahme beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der Einrichtung (medizinische Aufnahme, administrative Aufnahme) und mit externen Kooperationspartnern (z.B. Entsendestelle, Angehörige) gewährleistet? • Überprüfung der Wirksamkeit von Prozessen - Sind die zentralen Kennziffern des Aufnahmeprozesses definiert und werden sie regelmäßig auf ihre Aussagekraft hin überprüft (z.B. kontinuierliche Auslastung der Einrichtung, Erhebungen zur Kundenzufriedenheit, Anzahl der Beschwerden, Abbruchquote während oder unmittelbar nach dem Aufnahmeprozess, zutreffende Indikation)? - Wird die Wirksamkeit des Aufnahmeprozesses anhand der festgelegten Kennziffern regelmäßig durch Vergleich mit eigenen Prozessen und Vergleich mit Prozessen in anderen Einrichtungen überprüft (Benchmarking)? • Änderung von Prozessen/Prozessentwicklung - Gibt es in der Einrichtung ein festgelegtes System, mit dessen Hilfe der Prozess Aufnahme regelmäßig und systematisch kontrolliert wird und die Prozessbeschreibung mit all ihren Bestandteilen fortgeschrieben wird (z.B. Überprüfung der Einhaltung der Verantwortlichkeiten in der Durchführung der Aufnahme, regelmäßiges Review und Aktualisierung der Prozessbeschreibung)? - Ist die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des Aufnahmeprozesses innerhalb der Einrichtung am Vergleich mit eigenen Prozessen und mit Prozessen in anderen Einrichtungen orientiert (Benchmarking)? - Werden Klientenerwartungen zur Klärung z.B. der Aufnahmeindikation und des Aufnahmezeitpunktes sowie die Gestaltung des Aufnahmeprozesses mittels systematischer Erhebungen (Fragebögen, Beschwerden) erfasst? - Werden die systematisch erhobenen Informationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Klientinnen und Klienten, anderen Interessengruppen und Wettbewerbern verwendet, um Ziele für die Verbesserung des Aufnahmeprozesses festzulegen? - Stellt die Einrichtung sicher, dass die Wirksamkeit des Aufnahmeprozesses einer komplexen Ursachenanalyse unterzogen wird, die zu einer Weiterentwicklung des Prozesses führt? - Gibt es beschriebene Methoden zur Einführung oder Änderung des Aufnahmeprozesses (z.B. Ableitung von konkreten Maßnahmen aus der Analyse der Kennziffern des Aufnahmeprozesses in Qualitätszirkeln, Verfahrensweise zur Änderung der Prozessbeschreibung, Berücksichtigung wissenschaftlicher bzw. empirisch gesicherter Erkenntnisse hinsichtlich der Wirkfaktoren im Rahmen des Aufnahmeprozesses)?
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Freigabedatum/Unterschrift	Bearbeiter/in	Version		Erstellungsdatum	Seite (Druckversion)
		2.0		04/2011	4 (Kap.3)