Qualitätsmanagement- rahmenhandbuch
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Übergabemanagement 1. Bereich Mit Übergabenmanagement sind alle Planungen und Abläufe gemeint, die der Wechsel der Behandlungs- oder Betreuungseinrichtung nach deren Beendigung erforderlich macht. Dabei werden sowohl die sozial-administrativen Notwendigkeiten (z.B. Erwirken einer Kostenübernahmeerklärung) als auch die Vermittlung und Übergabe von fachlichen Informationen und Inhalten, die eine effektive Fortsetzung der Betreuung und Behandlung in anderen Settings ermöglichen, beschrieben. Elemente des Übergabemanagements - bei der Konzeptionierung des Übergabemanagements sind vorgegebene Rahmenvereinbarungen bzw. gesetzlichen Regelungen zu berücksichtigen, z.B. Geschäftsordnungen der Hilfeplankonferenzen, Belegkonferenzen. - Ziel des Übergabemanagements ist die kontinuierliche Fortsetzung der Behandlung - das Übergabenmanagement regelt die Übergabe eines Klienten/einer Klientin von einem Setting in das nächste - die Durchführung der Übergabe kann sowohl in einem Gespräch als 3er-Konferenz, in einer Erprobung des neuen Settings als auch sonstigen kreativ zu gestaltenden und erfahrungvermittelnden Aktivitäten bestehen - inhaltlich soll im Rahmen der Übergabe der aktuelle Stand der Behandlungsentwicklung wiedergegeben werden - dies umfasst die Besprechung durchgeführter und geplanter Interventionen der unterschiedlichen Professionen (sozialarbeiterisch, therapeutisch, medizinisch, administrativ) - der weitere Behandlungsverlauf soll im Sinne einer Zielvereinbarung abgestimmt werden 2. Qualitätsmerkmale • Prozessbeschreibung und –verantwortung - Ist der Prozess des Übergabemanagements anhand einer festgelegten Struktur und Verfahrensweise beschrieben und dokumentiert (z.B. Abfolge des Übergabemanagements, Aufgabenverteilung, Wechsel der Behandlungs- oder Betreuungseinrichtung)? - Sind die Prozessverantwortlichen benannt und für ihre Aufgaben qualifiziert? - Sind die Teilprozesse (administrative Aufgaben, Vermittlung und Übergabe, Casemanagement) sowie die wesentlichen Ziele des Übergabemanagements (z.B. kontinuierliche Fortsetzung der Behandlung, fachlich qualifizierte Informationsweitergabe) festgelegt und beschrieben? - Sind in der Prozessbeschreibung die Bedürfnisse und Interessen der verschiedenen Kundengruppen (z.B. Klientinnen und Klienten, Angehörige, Kooperationspartner) entsprechend berücksichtigt und beschrieben (z.B. individuelle Betreuung bzw. Behandlung, Information aller Beteiligten über den Vermittlungsprozess)? • Kooperation der an der Umsetzung des Prozesses beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Ist die Prozessbeschreibung Übergabemanagement allen an der Umsetzung Beteiligten zugänglich und bekannt? - Gibt es eine Struktur und Verfahrensweise, in der die Abstimmung zwischen den beteiligten Fachbereichen zur Optimierung des Übergabemanagements geregelt ist? - Wie ist die Zusammenarbeit von den am Übergabemanagement beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern innerhalb der Einrichtung (z.B. verschiedene Fachgruppen) und mit externen Kooperationspartnern (z.B. Casemanager / innen, Angehörige) gewährleistet? • Überprüfung der Wirksamkeit von Prozessen - Sind die zentralen Kennziffern des Übergabemanagements definiert und werden sie regelmäßig auf ihre Aussagekraft hin überprüft (z.B. vollständige Informationsweitergabe, Erhebungen zur Kundenzufriedenheit, Anzahl der Beschwerden, Abbruchquote während oder unmittelbar nach der Übergabe,)? - Wird die Wirksamkeit des Übergabemanagements anhand der festgelegten Kennziffern regelmäßig durch Vergleich mit eigenen Prozessen und Vergleich mit Prozessen in anderen Einrichtungen überprüft (Benchmarking)? • Änderung von Prozessen/Prozessentwicklung - Gibt es in der Einrichtung ein festgelegtes System, mit dessen Hilfe der Prozess des Übergabemanagements regelmäßig und systematisch kontrolliert wird und die Prozessbeschreibung mit all ihren Bestandteilen fortgeschrieben wird (z.B. Überprüfung der Einhaltung der Verantwortlichkeiten in der Durchführung der Vermittlung, regelmäßiges Review und Aktualisierung der Prozessbeschreibung)? - Ist die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des Übergabemanagements innerhalb der Einrichtung am Vergleich mit eigenen Prozessen und mit Prozessen in anderen Einrichtungen orientiert (Benchmarking)? - Werden Klientenerwartungen zur Klärung der Erfordernisse und der Gestaltung des Übergabemanagements mittels systematischer Erhebungen (Fragebögen, Beschwerden) erfasst? - Werden die systematisch erhobenen Informationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Klientinnen und Klienten, anderen Interessengruppen und Kooperationspartnern verwendet, um Ziele für die Verbesserung des Übergabemanagements festzulegen? - Stellt die Einrichtung sicher, dass die Wirksamkeit des Übergabemanagements einer komplexen Ursachenanalyse unterzogen wird, die zu einer Weiterentwicklung des Prozesses führt? - Gibt es beschriebene Methoden zur Einführung oder Änderung des Übergabemanagements (z.B. Ableitung von konkreten Maßnahmen aus der Analyse der Kennziffern in Qualitätszirkeln, Gremien, regelmäßigen Kooperationsgesprächen, Festlegung einer Verfahrensweise zur Änderung der Prozessbeschreibung, Berücksichtigung wissenschaftlicher bzw. empirisch gesicherter Erkenntnisse hinsichtlich der Wirkfaktoren im Rahmen des Übergabemanagements)?
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Freigabedatum/Unterschrift	Bearbeiter/in	Version		Erstellungsdatum	Seite (Druckversion)
		2.0		04/2011	31 (Kap.3)